Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое переходящее дело в номенклатуре». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Часто в организация составить сводную номенклатуру дел поручают одному специалисту или отделу ДОУ. Но составить «в одиночку» такой объемный и многофункциональный документ сложно.
Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.
Сроки хранения кадровых документов
Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).
Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Сколько хранить, например, должностные инструкции или разработанные положения, если в них периодически вносятся изменения и они переиздаются в новой редакции, а старые аннулируются приказами. Нужно ли хранить эти старые и сколько?
Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Срок хранения переходящих дел отсчитывается от последнего документа в деле, даже если формально на момент закрытия дела первый его документ уже пора уничтожать.
Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Будет показана существующая структура фирмы и по нажатию «Создать разделы» помеченные подразделения скопируются в «Номенклатуру дел» в качестве разделов.
Подскажите, пожалуйста, куда правильнее учесть документы прошлых лет. Можно ли, отразить все в одной? А на 2014 создать отдельно?
Номенклатура дел в 1С: Документооборот
В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».
В «Настройках» можно отметить, какие виды документов, по каким вариантам деятельности или контрагентам хранятся в деле.
Чтобы получить к нему доступ, по пути «Настройка-администрирование, настройка программы, делопроизводство» нужно установить галочку, разрешающую применять номенклатуру дел.
На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.
Систематизация заголовков в номенклатуре дел
В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и др.), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности.
Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы.
Появляется, в целом, нечто вроде аналога бумажной папки, где размещаются документы. Система даёт возможность задать нужные настройки, организовать тома, чтобы хранить документы. При закрытии тома поместить туда документ в дальнейшем уже невозможно.
Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости — уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.
Порядок ведения подобной номенклатуры, в свою очередь, связан с положением по обороту документов или принятой в фирме инструкцией по делопроизводству.
Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.
Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях. Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.
В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.
На данный момент у нас в институте имеется номенклатура дел, утвержденная на 2014 год. На 2015 год она не переутверждалась (человек, который этим занимался уволился). Сейчас сильно изменилась структура в институте. Получается, мне нужно разрабатывать новую номенклатуру. Должны ли старые индексы дел совпадать с новыми? Несколько отделов перестали существовать, но появились новые.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:
В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела. Если компания активно ведет арбитражное производство, таких дел в ней очень много. Суд может длиться годами. В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.
Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.
Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.
Организация хранения документов начинается с разработки специального документа — номенклатуры дел. И если опытные специалисты «съели собаку» на составлении номенклатуры дел, то новички в сфере делопроизводства часто допускают ошибки. Что, в свою очередь, может обернуться немалыми проблемами, на решение которых уйдет драгоценное время и нервы.
В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.).
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.
Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.
Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.
Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения типовых форм договоров. Заранее спасибо!
Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.
Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно смотреть на дело. Например, если компания ведет дело «Переписка по производственным вопросам», подшивая в него всех контрагентов подряд, то это дело, как и «Приказы по основной деятельности», надо закрывать каждый год.
Номенклатура дел — виды, требования составления и сроки хранения документации
Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).
Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.