Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
При расторжении трудовых взаимоотношений компания обязана отправить сотруднику заверенную копию приказа. Причем выполнение требования обязательно даже при наличии электронной версии документа. Условие определяется ст.№312.5 ТК РФ.
Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.
Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:
По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД.
Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были.
Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.
Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.
Зачем нужен еще один эксперимент
Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.
Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.
Задачами эксперимента определены:
- апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
- оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
- выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
- подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
- подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».
Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера.
В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).
Если организация приняла решение обмениваться кадровыми документами с штатными сотрудниками в электронном виде, необходимо дублировать их на бумаге.
Тип документа, который содержит расписание предоставления ежегодных отпусков, которое обычно устанавливается администрацией по согласованию с руководством. График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года.
И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
Социологический документ, содержащий структурно-организованный набор вопросов, каждый из которого связан с задачами проводимого опроса. Документ имеет определенную структуру, где важными элементами являются: вводная часть и основная часть.
Нередко сотрудникам требуется подтвердить свой доход. В электронном виде 2-НДФЛ пока не предоставляется. Существуют и другие технические сложности, связанные с реализацией электронного документооборота. Использование баз данных, средств интернета для взаимодействия имеет множество преимуществ.
Модуль, который предоставляет возможность осуществлять совместную работу над рабочими документами, предоставляя контроль версий и разграничение прав доступа.
Программа CIMA «Управление эффективностью операций» Уровень Р1. (подготовка к ноябрьской сессии 2015 г.).
Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить.
Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены.
Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости.
При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.
Ограничения электронного документооборота
Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.
Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.
Автоматизация кадрового документооборота — это перевод документов, обязательных в кадровом делопроизводстве, в электронный вид с помощью СЭД Documentolog с соблюдением всех требований и норм законодательства РК в области кадрового учета.
Тип документа, который содержит все данные, которые командированный сотрудник должен предоставить своему руководителю для утверждения, предварительной оплаты или бронирования, или данные, которые необходимы руководителю до утверждения командировки.
Тип документа, заполняемый различными отделами компании особыми отметками об отсутствии претензий к уходящему в отпуск или увольняемому работнику.
Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:
- подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
- урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов.
Документы, передаваемые через интернет, должны иметь официальный статус. Присвоить таковой позволяет электронная цифровая подпись.
Каждая компания дополняет необходимый минимум другими документами с учетом специфики своей производственной деятельности. Так, на вредных производствах к основному пакету добавляются документы на все компенсационные выплаты и льготы, предоставляемые работодателем, а на предприятиях, работающих в сменном режиме — графики сменности.
Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.
Характер рекомендательный (необязательный) носят методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.
Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование. Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная.
Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.
Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Замминистра подчеркнул: «В эксперименте будут участвовать работодатели, которые заявятся в него добровольно. Они смогут участвовать в процессе, когда полностью кадровый документооборот будет переведен в электронный вид.
В случае их отсутствия работодатель может получать предписания ГИТ или привлекаться к административной ответственности. Другие документы — различные положения, служебные задания, коллективные договоры — разрабатываются по мере необходимости и применяются далеко не всеми работодателями.