Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внутреннего документооборота и контроля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Сможете отличить правду от вымысла
Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.
Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра принимаются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра (далее — Специалист Регистратора).
В настоящее время под документооборотом понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» (ГОСТ Р-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Регистрационный журнал ведется по всем ценным бумагам Эмитента, и включает в себя информацию обо всех изменениях, проведенных в системе ведения реестра Эмитента.
Разрабатываем график документооборота
Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных. 8.
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Ведение журналов, указанных в пункте 8, осуществляется в электронном и/или бумажном виде. Хранение журналов осуществляется в электронном архиве и при необходимости распечатывается на бумажный носитель. II. ПРАВИЛА ПРИЕМА, РЕГИСТРАЦИИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1. Общие положения 1.1.
При выдаче выписки, уполномоченное в ее получении лицо заполняет вышеприведенные графы, при отправке почтой графы заполняет лицо ответственное за ведение реестра.
Правила внутреннего документооборота и контроля
Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.
Документы от уполномоченных государственных органов, а также оригиналы документов от трансфер-агентов принимаются и регистрируются общей канцелярией регистратора (филиала регистратора), затем передаются вместе с прикрепленными к ним конвертами в отдел по ведению реестров. Правила документооборота являются обязательными для исполнения сотрудниками, должностными лицами, обособленными подразделениями регистратора, назначенными ими представителями. 5.
Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.
После подписания все отправляемые документы, подлежат регистрации в Журнале исходящей документации. Эти документы подлежат хранению обособленно в отдельной папке, в порядке их отправки и регистрации в Журнале общей исходящей документации.
Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.
Приложение 4 к Правилам ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР «СИБИРСКИЙ РЕЕСТР» УТВЕРЖДЕНЫ Приказом генерального директора ОАО 113 от 14 ноября 2013 г. И.В. Казакова ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ (новая редакция) г.
Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.
Общие положения 3 II. Правила приема, регистрации, обработки и хранения документов 4 1. Общие положения 4 2. Прием документов регистратором 4 3. Регистрация принятых документов регистратором 8 4.
Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.
1.2. Требования к оформлению документов
Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг., и понимался как рациональное построение структуры государственного аппарата, четкое распределение функций между различными службами и исполнителями.
Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.
Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема па работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.
Ответственным за архивирование и хранение документов в архиве является Специалист Регистратора. Специалист Регистратора ведет журнал учета изымаемых и возвращаемых в архив документов. Для получения документов из архива оформляется письменный запрос на их выдачу на имя заместителя генерального директора Регистратора. 4.
Список паролей, время их изменения устанавливаются генеральным директором, хранятся в его сейфе и сообщаются работникам индивидуально. Ведение системных журналов вывода информации из системы ведения Реестра позволяет отследить вид, объем, а также сотрудника, выводившего данную информацию. 6. Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.
Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.
Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.
Организация документооборота на предприятии
Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку.
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Организация делопроизводства и документооборота в организации
Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.
Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного.
Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации.
Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.
Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.
Контроль исчисления налогов и сумм к выдаче производится выборочной проверкой части расчета. 6.4.
2. Правила внутреннего контроля
Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.
Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.