Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема передачи документов на государственное хранение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п.10.3), передаются в государственный архив.
Прием передача дел и кадровых документов по правилам
Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.
Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива. Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства. При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.
Учет и хранение договорной документации У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.Почему это важно?
Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника.
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Акт передачи документов в архив
Санкции за утрату, нарушение правил хранения и передачи архивных документов предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях[3], Уголовным кодексом Российской Федерации[4].
При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.
Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.
Поэтому расторжение трудового договора по данному основанию нельзя рассматривать как меру юридической ответственности и гендиректору надо выплатить денежную компенсацию.
В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.
Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место.
Акт приема-передачи документов – письменная фиксация распоряжения документацией. Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).
Практика и теория государственного бюджета
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Деловую деятельность любой организации невозможно себе представить без формирования документального фонда. Бухгалтерские, налоговые документы, распорядительная документация, описи товарно-материальных ценностей – и т.п., все это является частью делопроизводства, обеспечивающего рабочий процесс.
Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.
Правильно оформленный акт приема-передачи может быть использован сторонами в суде как доказательство наличия или отсутствие документа на момент его составления.
Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным доказательством по гражданскому делу.
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.
Акт приема-передачи проектной документации
Вариантов хранения документов два:
- Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
- Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
Основные требования к подготовке архивных документов для передачи на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
С этим документом часто просматривают:
Целью данных рекомендаций является оказание помощи конкурсным управляющим при организации работы с архивными документами организации, признанной по решению арбитражного суда банкротом.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу.
Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.
Передача документов на государственное хранение
После подписания акта обеими сторонами ответственность за сохранность документов несет принявшая их сторона.
Контроль эффективности использования средств республиканского бюджета: теория, практика и приоритеты развития (на примере финансирования автодорожной отрасли Республики Казахстан) – часть 1.
Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
Оформляется акт в необходимом количестве экземпляров, как правило, в двух, если речь идет о сторонней организации или приеме-передаче документов между гражданами, или одном, если акт внутренний. При необходимости передающий документы сотрудник может сделать себе копию акта.
При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.
Поэтому установлению трудовых отношений с гендиректором, как и их прекращению, предшествует принятие решения уполномоченным органом юридического лица. Оно оформляется в виде протокола (или в виде решения, если акционер (участник) один). В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
Правила оформления при передаче документов на хранение
Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал.
В случае открытия конкурсного производства условия и порядок передачи архивных документов организации, признанной банкротом, на хранение в государственные (муниципальные) архивы зависят от того, является ли данная организация источником комплектования государственного (муниципального) архива, а также от формы собственности организации-банкрота.
Основные требования к подготовке архивных документов для передачи на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.
С момента подписания акта обеими сторонами ответственность за хранение документов принимает на себя принявшая их сторона. Никаких претензий к передавшей документы стороне быть предъявлено не может.