Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего предназначена номенклатура дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации).
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
Что такое номенклатура в делопроизводстве
Многие компании сталкиваются с ситуацией, когда секретарь или делопроизводитель быстро оформляет все документы, прекрасно ориентируется в том, что куда положить и где что найти. Но с приходом нового работника выясняется, что учет и оформление документов раньше велись неправильно, «всё перепутано», «ничего нельзя найти» ит.д. и т. п.
Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет). Особенности оформления сроков хранения дел. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел.
Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию. Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно. Виды Стандартная Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.
Эта необычная история произошла в один морозный зимний день. В довольно простой и православной семье одновременно матери и дочери приснился жуткий сон. Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Саша глазами поискал пути отхода и заметил одинокую старушку, которая подозвала его к себе. Она была одета не по погоде, в летнее платье.
Утверждаем и вводим в действие
Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Заметим, что в приведенном перечне для примера мы назвали лишь несколько журналов (книг) регистрации и учета.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Заметим, что в приведенном перечне для примера мы назвали лишь несколько журналов (книг) регистрации и учета.
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий — к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год.
Номенклатура дел — файл n1.docx
Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.
На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов.
Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот. Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах: утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4; указ Росархива от 23.12.2009 N76.
Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации. Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения.
Сон был очень правдоподобный и реалистичный. Пьяная толпа била его ногами, пока тот лежал на полу, весь в крови, совершенно беспомощный. Удары приходились по всему телу: голове, спине.
Саша не решился ехать дальше и вернулся домой. Спустя час он был уже со своими родными, здоровый и невредимый. Рассказал о произошедшем матери и сестре, а также о странной старушке, которая ему помогла. На следующее утро вся семья отправилась в церковь на службу, чтобы поблагодарить Святую Ксению Петербургскую, которая была особенно почитаема в их семье, за спасение от беды.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
В процессе кадровой работы создается очень много кадровых документов. Большая часть из них имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться.
Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними.
Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел?
В каких-то компаниях ведутся личные дела работников. В таких случаях, к примеру, трудовые договоры, заявления, личные карточки каждого работника хранятся в его личном деле. Тогда эти договоры не формируют в дело «Трудовые договоры принятых работников», а заявления работника не помещают в дело «Документы к приказам…» и т.д.
Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.
Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).
Она содержит данные о сроках сохранения документации. Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.
Как использовать предложенный вариант номенклатуры
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости — уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.