Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел статьи по перечню». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями*, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.
Необходимость номенклатуры дел
Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2020 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Обычно работой по систематизации документов занимается бухгалтерия. Например, дела располагают в шкафах в соответствии с номенклатурой дел, в специально оборудованном помещении архива. Номенклатуру дел или выписку из нее помещают на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре дел.
Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.
Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Организации — источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Указанными документами установлена обязанность ежегодно составлять номенклатуры дел в организациях. Номенклатуру дел на предстоящий календарный год вы должны были составить в последнем квартале предшествующего года.
ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).
При определении сроков хранения документов по номенклатуре дел необходимо использовать нормативные акты, устанавливающие сроки хранения.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2).
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Чем больше в организации сотрудников, тем больше всевозможного рода документов, дел, папок накапливается в отделе кадров. Чтобы облегчить поиск и использование большого количества этой документации, а также изначально правильно определить сроки ее хранения, вам необходимо составить всего лишь один документ — номенклатуру дел.
В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.
В подобные дела попадают:
- документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
- входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
- документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
- документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
- документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.
Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.
В подобные дела попадают:
- документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
- входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
- документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
- документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
- документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
Что такое номенклатура дел организации?
Чтобы хранить документы в электронном виде, определите перечень таких документов и закрепите его в учетной политике. Сделайте пометку об этом в общей номенклатуре или оформите отдельный раздел (см. табл. 2). Документы в электронном виде храните в электронном архиве.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями.
Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если в вашей организации будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами приказов по основной деятельности могут храниться и в отделе кадров. В этом случае указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
Применяйте дополнительные цифры, когда нумеруете папки
Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиция 900 настоящего Перечня признана не действующей со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающая пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных.
В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Перечень статей хранения документов по номенклатуре дел
Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.
Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.
УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД
Призвана установить неточный состав дел в компании, порядок их составления. Обычно обладает рекомендательным характером. По сути считается черновиком для документоведа и секретаря, которые составляют типовую номенклатуру.
Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения установлена Инструкцией по делопроизводству. Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
С чего начать составление номенклатуры?
При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними.
Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Обучите сотрудника, который будет следить за делами
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.