Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Описи дел постоянного хранения образец заполнения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации — образец РБ 2020.
Бланк описи дел постоянного хранения
Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
Первая часть исторической справки — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения и деятельности организации, название организации-предшественницы, в хронологической последовательности всех реорганизаций.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).
Архивное дело — формы документов
Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения.
Наименование должности работника, передавшего дела Подпись Расшифровка подписи Дата Принял _________________________________ дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам.
В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.
Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи.
Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.
При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.
Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.
Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.
Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.
Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.
Уточняя даты создания (как и ликвидации) организации, необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности. Данное положение следует отметить особо.
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.
Историческая справка в архиве необходима для: определения и уточнения границ архивного фонда; определения и уточнения состава и полноты документов архивного фонда (или выявления недостающих документов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы систематизации документов, использования научно-справочного аппарата к фонду.
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Описи дел структурных подразделений и сводные описи
Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.
Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.
Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются.
В соответствии с ним все документы подразделяются на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно.
Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.
Как составить опись документов для архива образец
До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях.
Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.
Управление сельского хозяйства исполкома Бейского районного Совета народных депутатов Совхоз «Бондаревский», с.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.
Опись дел постоянного хранения образец бланк
При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.
Хранение трудовых договоров в организации
Исполнительный комитет Хакаского областного Совета народных депутатов Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г.
На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года.
Дела в архиве располагаются на специальных стеллажах и полках вертикально, так, чтобы на корешке каждой папки был виден индекс дела, присваиваемый ему в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.