Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебных записок на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены.
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Образцы документов (заявлений)
Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.
Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок.
Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Основания для составления и цели записок
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст.
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Как подавать в электронном виде
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Далее должен следовать текст данного документа. Обычно здесь сначала излагаются факты, которые имеют отношение к делу.
Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру.
Служебная записка представляет собой важную часть документооборота внутри организации. Она позволяет осуществлять взаимодействие между подразделения напрямую в соответствии с их служебными обязанностями.
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.
Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.
Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.
Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.
Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Образец служебной записки. Как написать служебную записку
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации.
В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.
Как написать служебную записку: образец
При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Например, в строке «кому» можно указать фамилию, имя и отчество получателя, а в «тема» его должность и подразделение. Кроме этого, в большинстве случаев при отправлении письма есть возможность вставлять подпись в автоматическом режиме.
Мне кажется что служебные записки должны храниться столько же, сколько и документы, которым они посвящены. Ну, например, написали служебку на какого-нибудь работника, чтобы его обязали что-то сделать (проверить работу компьютера). И пока работник не уволится, служебная записка должна лежать в отделе.
Образец служебной записки: «довожу до вашего сведения….»
Этот документ принято использовать:
- если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
- если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
- если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
- если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.
Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии.
Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.
По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:
- Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
- Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.
Начальник отдела В.Н.
И.И. Иванову
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
- «02» сентября 2019 г.
- В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.
Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.
При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».
Каковы правила написания служебной записки, образец её написания
Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.
Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.