Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Уменьшать сроки хранение нельзя. Если в нормативно-правовых актах закрепили, например, что приказы о направлении в командировку хранят 5 лет, то компания не вправе утвердить у себя срок 3 года. А вот при необходимости организация может продлить срок хранения документов. Делают это на заседании экспертной комиссии.
Прежде чем ответить на вопрос, как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов, необходимо понять, для чего он нужен в принципе и о какой документации в данном случае идет речь. Когда речь идет об уничтожении документов, имеющих отношение к бухгалтерии, нужно быть очень внимательными.
Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные
Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению.
Вот что определено Перечнем:
- налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;
Важный материал в статье на тему: «Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения». Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы — задавайте их дежурному специалисту.
Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций.
Существует утвержденный образец акта на уничтожение бухгалтерских документов, который необходимо оформить в соответствии с регламентом.
Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.
Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
После физического избавления от макулатуры подписанный акт на уничтожение передаётся в архив организации. В случае проверок он может служить доказательством законного отсутствия дел.
Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан?
Первое правило, которого должен придерживаться бухгалтер, гласит: независимо от вида документации, существует единый алгоритм уничтожения. Он требуется, чтобы сам бухгалтер не допустил ошибки и проверил все необходимое. Алгоритм сводится к последовательному выполнению четырех действий:
- Создание экспертной комиссии.
- Проверка документации и нахождение той, у которой истек срок хранения и отсутствует практическая значимость.
- Составление акта на уничтожение документации.
- Фактическое уничтожение документации.
Акт и протокол имеют постоянный срок хранения. Утрата или потеря документов уже будет относится к возможному составу правонарушения, как объективная сторона того, что организация не выполнила свою обязанность по обеспечению сохранности бумаг. Важно не уничтожить документы раньше установленного для них срока, так как этот факт так же могут отнести к нарушению норм по обеспечению сохранности.
Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов.
Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.
Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов.
Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.
Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.
А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.
Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.
В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.
- Иванов И.И. – председатель комиссии;
- Петров И.Н. – секретарь;
- а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.
Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.
Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.
Шаг 3. Заполним табличную часть:
- укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
- укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
- заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
- номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
- далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
- запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
- укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.
Оформлением акта о ликвидации бухгалтерской макулатуры занимается экспертная комиссия, которую для этого создают на предприятии. Установленного бланка такого акта не существует, поэтому форму нужно разработать самостоятельно и утвердить распоряжением руководства.
Неизвестными могут быть только сроки хранения документации, которая не указана ни в первом, ни во втором перечне. Что делать, если вы не нашли документ в списке? На этот случай также существует правило. Если у вас были обнаружены документы, которые образовались в процессе деятельности и, скорее всего, подлежат уничтожению, необходимо удостовериться в том, что их можно включить в акт.
Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.
Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы
Нередко бывает так, что в одном деле хранится различная документация, часть которой нуждается в уничтожении. В данном случае уничтожать все дело сразу запрещено: его нужно расформировать и удалить только те документы, срок хранения которых истек. Также следует внимательнее проверять дубли. Нередко в организациях хранятся копии, которые давно подлежат уничтожению.
Для точного определения временного интервала анализируют, например, обложки дел с подшитыми справками, счетами и т. п.
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
Перед уничтожением бухгалтерских документов в первую очередь определяют их списки. В них относят материалы:
- утратившие юридическую силу;
- не обладающие практической значимостью;
- превысившие срок хранения по закону.
Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:
- уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
- уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.
Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Важен правильный подход к этой процедуре. Иначе есть риск получить серьезные претензии от налоговиков и других проверяющих.
Также к другим причинам составления акта списания относится:
- значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
- кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
- форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.