Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить документы для налоговой по требованию». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:
- лично, представителем;
- заказным письмом;
- в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО. Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию.
Существует несколько установленных способов предоставления отчетной документации в налоговую инспекцию:
- Из рук в руки или путем передачи через представителя по доверенности.
- Отправление через почтовое отделение заказным письмом.
- В электронном виде, через «Личный кабинет».
Правила прошивки документов для налоговой проверки
Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
С 3 сентября 2018 года вступили в действия изменения, касающиеся ситуации, когда ИФНС запрашивает документы, которые уже раньше запрашивались (возможно, в рамках проверки по другим налогам).
В тех случаях, когда налогоплательщик считает, что документы у него запрашиваются неправомерно, он может в ответ на требования отправить свои пояснения, аргументируя собственную позицию.
Если компания отступит от этих правил, то есть риск, что инспекторы откажутся принимать документы. Поэтому безопаснее придерживаться правил, которые прописал Минфин.
Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.
На опечатывающем листке или бланке (образец приведен на фото), необходимо указать количество листов цифрой и прописью. Указать должность, фамилию и инициалы, кто заверил пачку. Ставить подпись и печать нужно, выходя за пределы опечатывающего бланка. Например: прошито и пронумеровано _Х_ (десять) листов, Заверил Иванов В. А., должность, дата, подпись и печать.
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.
Особенность сшивания для налоговых органов
Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:
- Название документа.
- Дата подшивки.
- Срок хранения.
- Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
- Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
- Данные ответственного лица – составителя подшивки.
Некоторые компании заверяют копии факсимильной подписью, так как это ускоряет процесс. Но по ГОСТу допускается только личная подпись (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому инспекторы могут посчитать, что документы не представлены и оштрафовать на каждый на 200 рублей (ст. 126 НК РФ).
Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью.
Как сшить документы для налоговой по требованию
Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.
Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.
Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.
Как сшить документы для налоговой инспекции по требованию
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел. Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Подготавливая многостраничный документ, важно тщательно изучить, как правильно сшивать документы для налоговой инспекции по требованию. Для важных бумаг чаще всего используют скрепление нитками – это является самым правильным и надежным способом сохранения комплектации.
Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.
Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы
На обложке укажите:
- Название организации
- Какое подразделение (например, бухгалтерия).
- Индекс и название дела.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Число подшитых листов
- Дата подшивки.
Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.
Подшитую пачку копий для предоставления в налоговую инспекцию заверяет руководитель предприятия или уполномоченное на подобные действия лицо. Прошитый устав для регистрации юридического лица заверяет учредитель, если он один, или представитель общего собрания, если учредителей несколько.
Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Пошаговая инструкция данной процедуры
На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.
Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами. Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.
Допускаются ли ошибки при нумерации листов? Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены.
К во документов в сшиве для ифнс
Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.
Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.
Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:
- Нумерацию листков в деле.
- Систематизацию листков в деле.
- Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.
Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой
Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.
Сопроводительное письмо Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе.