Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое производство с нуля пошаговое руководство». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Все нормативные документы на 2017 год рекомендуется хранить под рукой, чтобы в случае необходимости к ним было удобно обратиться.
Под кадровым учетом в современном российском правовом поле подразумевается полный комплекс всех мероприятий, связанных с кадровым делом. А именно — документальное оформление трудовых взаимоотношений, нормативно-правовых актов, которые их регулируют, ведение отчетности и иные задачи, предусмотренные трудовым законодательством, а также локальными нормативными актами компании-работодателя.
Выше приведены лишь самые распространенные задачи, которые входят в компетенцию специалистов, занимающихся кадровым учетом на предприятии. На практике спектр их обязанностей может включать и большое количество иных дополнительных задач.
Курсы, которые помогут наладить документооборот
Определившись с вариантом ведения кадрового учета и ответственным за это лицом, следует приступать к его организации с нуля.
Кадровый учет стоит начинать именно с приема на работу директора. Для того, чтобы правильно оформить трудовые отношения, Вам необходимо изучить Устав организации.
Кадровый учет имеет множество нюансов, и именно поэтому больше всего в этой сфере ценятся сотрудники с высшим образованием и опытом работы. Поэтому рассматривая его особенности, невозможно перечислить сразу все потенциальные сложности, с которыми может столкнуться работодатель.
Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.
2 шаг. Изучите учредительные документы
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны.
Главные детали в контроле на бумаге
Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
- При оформлении и увольнении работника.
- Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
- При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
- Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.
Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:
- трудовые соглашения;
- приказы о приеме на службу;
- трудовые книжки и книга учета их движения.
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020
В этом документе содержится порядок приема на должность директора, срок трудовых отношений, заработная плата, иногда Устав может содержать некоторые особенности, например, исполнительным органом фирмы назначают совет директоров, само понятие «совет» подразумевает, что в организации будут трудится несколько директоров.
Исходя из вышеуказанного, вменение работодателем дополнительной работы должно сопровождаться оформлением сотрудником письменного соглашения, в котором прописывается:
- Срок ее выполнения (ст. 60.2 ТК). Для этого используется следующая формулировка: «С __ ______ 2019 г. вплоть до закрытия вакантной должности».
Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом.
Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.
Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.
Ведение кадрового делопроизводства
Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».
Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.
В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.
Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.
Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.
Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.
Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.
В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.
ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!).
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов. В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.