Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление номенклатуры дел формирование дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов.
Так, при составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
Она обеспечивает группировку исполненных документов в дела, индексацию и поиск, сроки хранения документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу и основным учетным документом для документов временных (до 10 лет) сроков хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшим сроком хранения.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года. Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Нужно помнить также, что в конкретной номенклатуре, в отличие от примерной, имеется графа (3), в которой против каждого заголовка дела, по завершению его делопроизводством, проставляется количество частей, томов. Эта графа заполняется по окончании календарного года. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в индивидуальную без изменения.
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.).
Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом предприятия, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы).
Номенклатура дел структурного подразделения готовится в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного подразделения, второй и третий экземпляры передаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами и в отдел архива Правового департамента, соответственно.
То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Сводная номенклатура дел Министерства составляется Департаментом государственной службы, кадров и управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.
Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем — планы, отчеты и т.д.).
Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел..
Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в Приложении 7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения создается номенклатура дел, которая служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10…
Еще по теме 7 Составление номенклатуры и формирование дел ворганизации:
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения создается номенклатура… Индивидуальная номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
При наличии на предприятии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки.
Порядок и требования к оформлению
Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.
Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Составляем сводную номенклатуру дел
Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел Министерства оказывает отдел архива Правового департамента и Центральная экспертная комиссия Министерства (далее — ЦЭК).
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления.
Порядок формирования и утверждения
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием.
Размер и оформление резюме Основное достоинство резюме – краткость. Инвестор должен прочитать его не более чем за пять минут. Следовательно, объем резюме не превышает двух-трех страниц. Приемлемым считается и резюме, изложенное на одной странице.
В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись — заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ.
В номенклатуру дел организации из примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации с учетом ее специфики, а также сроков хранения.