Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы формируются в дела в соответствии с». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В соответствии с Правилами работы архивов организаций в архив поступают документы постоянного и долговременного хранения не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.
Документы подшиваются в дела только после их заполнения, т. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов.
Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа.
Что важно знать о подготовке документов для сдачи в архив
Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Уставы, положения, правила и инструкции, утверждены как самостоятельные документы, группируют также в самостоятельные дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Хищение денежных средств путем получения различных кредитов с использованием подложной учредительской или бухгалтерской документации, гарантийных писем, залоговых и страховых документов.
Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела работника.
Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
А это нередко ставит под удар их самих, ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и «ушибаясь», вы постепенно овладеете искусством делегирования обязанностей, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.
Протоколы заседаний или совещаний группируются в хронологическом порядке и с их порядковыми номерами. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколы); внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, систематизируют по их повесткой дня.
В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).
Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.
При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Примечания» делается отметка «переходящее». Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел.
С помощью предлагаемого теста проверьте свое отношение к работе с документами. Отметьте тот ответ, который полностью отражает ваше отношение к ситуации.
Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы ведомственных архивов[28].
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации, подлежащих последующей передаче на государственное хранение.
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации и затем утверждается руководителем структурного подразделения.
Пожалуйста, отключите его на нашем сайте, нажав \»приостановить его на этом сайте\». У нас только Яндекс реклама…
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При возобновлении переписки документы включаются в дело текущего года с указанием номера дела за предыдущий год, в которой хранятся документы по этому вопросу.
То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и др.), без наличия которых использование документа невозможно.
Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров
Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий. При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками дел за несколько лет. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел).
В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях.
В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее — Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов — 1 год.
Допустимая толщина дела — 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости — и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. [14, с. 9].
Формирование дел, обложка дел, заведение дел в начале календарного года
По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Количество дел (томов, частей)» указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).
Сроки хранения документов устанавливаются по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000).
Чистый стол с минимумом принадлежностей готов принять очередную работу со всеми связанными с ней документами и средствами труда. Необработанные документы и вспомогательные информационные материалы кладутся в зону «А» (левый дальний угол стола), очередной обрабатываемый документ или лист бумаги, на котором…
Опись состоит из описательных статей, включающие следующие элементы: порядковый номер дела, индекс дела (из номенклатуры дел), заголовок дела, даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела.
ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел.
Наконец, если по четвертой группе вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие вашего личного присутствия. Если же вы набрали по этой группе 7 и более очков, значит, в вас, наоборот, слишком много от «волокитчика» и вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.
Классификационные признаки формирования дел
Номенклатура дел составляется в организации в конце года (ноябрь-декабрь) специалистами службы делопроизводства и вводится в действие после утверждения руководителем с 1 января следующего года. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.
Размещение дел в номенклатуре структурного подразделения должен отвечать степени важности вопросов, которые решаются, с учетом взаимосвязи документов, находящихся в конкретных делах.
Лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости) формируются в дела по хронологии, затем по алфавиту фамилий. В отдельных случаях к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.
Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.
Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.