Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Почтовый адрес в реквизите адресат указывается». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
Реквизит «адресат и почтовый адресат»
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы — перед фамилией, через точку.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном — сразу под надписями бланка (в письмах — на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, — на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»).
Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном — наименование организации.
Реквизит «Адресат»: кому, куда
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Учреждение «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде.
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению.
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.
Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии.
Оформление реквизитов документов (продолжение)
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.
Заверение документов с 1 июля 2020 года: что меняется в связи с новым ГОСТом
Пример оформления бланка письма без отметок для реквизита «Адресат» приводится на рисунке Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.
Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
Реквизит «Адресат». Правила составления
Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.
В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» (сокращенно — «г-ну») допускается не указывать.
В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах — тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.
Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима.
Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.