Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов для служебного пользования». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки.
Документы с пометкой «ДСП» в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой «ДСП» все дело приобретает характер ограниченного распространения.
Оформление писем дсп. Документы ДСП: образцы, оформление, хранение
Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
К служебной информации ограниченного распространения в системе МВД России относятся несекретная информация, касающаяся деятельности органов, организаций, подразделений системы МВД России, ограничения на распространение которых диктуются служебной необходимостью.
Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет.
После уничтожения материалов с пометой «Для служебного пользования» в учетных документах (карточках, журналах, номенклатурах дел, описях дел временных сроков хранения) проставляется отметка: «Уничтожено. Акт от (дата) N _____».
Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка «ДСП».
Гриф для служебного пользования законодательство. Служебное пользование
Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна.
Издания с пометкой «ДСП» включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно.
Документы ДСП: образцы, оформление, хранение
За исключением начальников (их заместителей) управлений, входящих в состав подразделений центрального аппарата МВД России, и структурных подразделений территориальных органов МВД России.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации. Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.
В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.
Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.
Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.
Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен.
Запрещается подключать к АРМ ДСП сторонние устройства, не зарегистрированные установленным порядком Flash-накопители.
2. Порядок приема и учета документов и изданий
За разглашение (несанкционированное распространение) служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с правилами и требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.
К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?
Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.
Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой «ДСП» периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки.
Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).
Как правильно уничтожить документы
У ничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов.
Запрещается выносить (вывозить) носители, содержащие информацию ограниченного распространения, из здания налогового органа без разрешения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет.
Ремонт АРМ и АС, содержащих на носителях информации документы «Для служебного пользования», производится в присутствии пользователя — должностного лица налогового органа при условии принятия им мер, исключающих несанкционированный доступ к таким документам.
Обеспечить своевременное и качественное проведение проверок наличия документов и других материальных носителей сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также порядка работы с ними сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России.
На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке.
2 . Порядок приема и учета документов и изданий
Дела из структурных подразделений передаются в ведомственный архив государственного органа или организации в упорядоченном виде. При этом дела постоянного хранения, содержащие документы с пометой «Для служебного пользования», вносятся в опись наряду с другими делами постоянного хранения, содержащими несекретные документы.
Двери помещений должны быть постоянно закрыты и могут открываться только для санкционированного прохода работников налоговых органов. Хранение и выдача ключей (дубликатов ключей) осуществляется в установленном порядке. Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников?