Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обработка документов для передачи в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
При подготовке Методических рекомендаций использован процессный подход, позволяющий рассматривать работу архива организации как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности (процессов).
Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться.
Оформляем дела на постоянное хранение
За несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка их архивной обработки несут ответственность руководители, однако на деле «крайними», как правило, оказываются сотрудники, на плечи которых свалилась эта трудоемкая работа.
Вероятно, в акте нужно указать, на основании чего принимается решение о приостановке деятельности. И акт…
Существующие нормы трудового законодательства дают работодателю право по своему усмотрению определять структуру и численность работников службы охраны труда. Однако необходимо учитывать, что если в компании численность работников больше 50 человек, то наличие службы охраны труда обязательно. Либо в организации обязательно должен быть специалист, занимающийся вопросами охраны труда.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Систематизация документов и формирование дел
Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ по организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации, требования к которым установлены Правилами.
В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Цены на услуги по архивной обработке документов(с учетом НДС 20%)
Состав мероприятий в рамках архивной обработки документов зависит от потребностей компании и профессионализма сотрудников, которые смогли правильно их оценить. В самом общем виде можно выделить четыре основных этапа архивации.
Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать. Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.дКузнецова, Т.В.
Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения – до 10 лет. Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании.
Правила хранения архивных документов
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.
Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.
Для сдачи дел в архив создается и утверждается ЭК (экспертная комиссия) из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления.
Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.
Для сдачи дел в архив создается и утверждается ЭК (экспертная комиссия) из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления.
Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
Работодателю для контроля выполнения требований охраны труда нужно принять следующие меры: ввести в штатное расписание компании соответствующие единицы или заключить гражданско-правовой договор на оказание услуг в сфере охраны труда.
Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, на данном этапе происходит формирование дел документов по личному составу, постоянного, временного (до 10 лет включительно) и долговременного (более 10 лет) сроков хранения.
Обязательно нужно составить опись дел (в двух экземплярах). Информация в описи и на обложках дел должна совпадать. Если документы отправляются в архив организации, их принимает и проверяет ответственное лицо в присутствии работника, предоставившего бумаги. На обоих экземплярах описи проставляют отметки о том, что дело в наличии.
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».
Порядок передачи документов на архивное хранение
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее — организации).
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива.
Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры).
Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.
Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил.
Порядок подготовки документов фиксируется в Инструкции по делопроизводству. Это внутренний нормативный акт организации, который можно составить, ориентируясь на Правила, утвержденные приказом Минкультуры (от 31 марта 2015 г. № 526), и Правила, одобренные Коллегией Росархива (от 6 февраля 2002 г.).
Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.
Планирование и нормативное регулирование
Попробуйте провести хотя бы одну генеральную уборку в документах – и уже завтра составление квартального отчета или поиск очередной платежки не будут казаться кошмаром номер один в вашей офисной жизни.
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.
Передача дел в архив организации
Итак, как только экспертная комиссия выбрала документы для передачи в архив, их необходимо подготовить: структурировать, систематизировать, объединить в дела. Дела составляют, ориентируясь на время составления, тип бумаг, их направленность и многое другое.
Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.