Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды коммерческих писем в деловой переписке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Аляповатые письма: когда автор не удосужился структурировать свою мысль, когда нет базовых знаков препинания, длинный текст написан без абзацев, в словах ошибки, использованы разные шрифты и цвета, в адресатах стоит половина компании…
В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.
Этические нормы деловой переписки
Ваша фирма отгрузила лобовые стекла для автомобилей «Вольво» по ж/д накладной 248 в количестве 100 штук по счету № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме. При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 56 дефектных стекол, которые были Вам возвращены, о чем свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.
Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на 10 дней. На основании параграфа 4 контракта фирма начисляет Вам штраф в размере 5% от стоимости не поставленного в срок товара на сумму 20000 долл. США согласно следующему расчету: 5% от 20000 долл.
Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.
Письмо — короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных ; элементах сделки.
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий, как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».
Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.
Все это обязывает учитывать национальную специфику документационного обеспечения компаний каждой страны, действующие там правила делопроизводства, работы с документами.
Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.
Оба предложения выражают просьбу, однако второе настраивает адресата на установление уважительных, доброжелательных отношений.
Письма информационной направленности
В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензий.
Профессионал должен уметь писать
- понятно
- результативно
- убедительно
- интересно
Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа.
Как правильно писать и оформлять деловые письма
Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте столовых фарфоровых сервизов. Просим сделать нам предложение на 100 комплектов с указанием рода упаковки.
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
С помощью таких писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Деловые письма сопровождают другие документы и материальные ценности.
Пользование общими стандартами открывает и дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.).
Писать письма с ошибками, на мой взгляд, не имеет права никто: ни самый богатый клиент, ни самое крутое рекламное агентство, ни самый эффективный поставщик. Возможно, это сказывается моя старая закалка и воспоминания о мире, в котором на офисную работу не принимали безграмотных людей.
В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма.
Мне не кажется, что какие-то правила переписок сильно устарели — базовые правила на то и базовые, чтобы не меняться каждый сезон.
Виды коммерческих деловых писем
Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
В последнее время широкое распространение получили коммерческие документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщение о видах производимых товаров и услуг. К ним предъявляются особые требования: запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес.
Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
Пишим письма на английском языке: деловые и персональные
Быть непонятым. Если ты не уверен, что собеседник совершенно точно поймет любой твой англицизм или аббревиатуру — не используй их в письме или поясняй в скобках.
Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных; элементах сделки.
Мы можем предложить Вам цветные телевизоры фирмы «Сони» с экраном по диагонали 51 см (указываются количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).
Подкаст Лайфхакера: 6 главных новогодних неприятностей и как их избежать
Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано?
Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение.
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.