Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот что это и как работает». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.
Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.
В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.
Основные этапы перехода на ЭДО
Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.
В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
С правовой точки зрения в РФ нет никаких проблем с внедрением системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Подавляющее же большинство российских предприятий по-прежнему используют бумажный документооборот, не осознавая, что отказ от бумаги привел бы к увеличению эффективности их работы.
Ваши сотрудники ежемесячно тратят несколько десятков часов на занесении данных с бумажных документов в «1С». С ЭДО обмен документами и ввод информации происходит меньше чем за минуту.
Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Доступные цены, лицензия. Автоматизация для новых предприятий. Лаэрта — Что такое электронный документооборот и зачем он нужен?.
Мы высоко ценим Ваш неутомимый и добросовестный труд, высокую ответственность и отдаём дань достойному выполнению поставленных перед Вами задач.
К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.
Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.
Большое спасибо всему коллективу компании «Арча-сервис». Желаем дальнейших успехов, удач и благополучия!
Поскольку мы, бухгалтера, должны быстро реагировать на происходящие изменения в законодательстве, Ваша программа позволяет делать нам это оперативно и качественно. В этом Ваш большой вклад!
Электронный документооборот, как и бумажный, делится на внешний и внутренний. Внешний — это связь с контрагентами: документы по реализации, счета– фактуры, договоры и т.п. Обычно документы пересылаются через специализированного оператора электронной связи. Внутренний документооборот может быть реализован с помощью электронных средств — например, в «1С» или «Битрикс».
Ситуация с утерей документов по вине почты, сотрудников, курьерских служб — знакома каждой организации. А некоторые даже сталкивались с тем, что документы попадали не в те руки. ЭДО исключает такой недочет.
Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет. Получатель принимает документ, подписывает своей ЭП, и отправитель получает уведомление о том, что документ подписан.
ООО Управляющая компания «Щербакова» использует компьютерную программу «Арча» для расчёта заработной платы с 2011 года. Начинали с бесплатной версии, но довольно быстро приняли решение перейти на использование платной Базовой версии, т.к Базовая версия программы «Арча» позволяет получить более расширенный перечень расчетов и отчётов по сотрудникам и организации в целом.
Вы экономите около двадцати тысяч рублей в год только на покупке конвертов (если посчитать стоимость пятисот конвертов по 34 рубля за штуку).
ООО Управляющая компания «Щербакова» использует компьютерную программу «Арча» для расчёта заработной платы с 2011 года. Начинали с бесплатной версии, но довольно быстро приняли решение перейти на использование платной Базовой версии, т.к Базовая версия программы «Арча» позволяет получить более расширенный перечень расчетов и отчётов по сотрудникам и организации в целом.
Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.
Что такое ЭДО, и зачем он нужен
Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять.
В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:
- Делопроизводство.
- Общий оборот документов.
- Управление договорами.
- Архивирование.
- Руководство проектами.
- Специальная документация.
- Взаимодействие с входящей документацией.
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным?
Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации.
Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.
Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью, принимает налоговая инспекция, любые учреждения, в том числе — суды.
Все документы сохраняются на серверах операторов электронных данных, они несут за это полную ответственность. Получить доступ к любому документу можно через свой личный кабинет. Доступ настраивается — то есть каждый сотрудник организации имеет свой уровень доступа к документам в зависимости от его полномочий.
Видов ЭДО достаточно много. Практически для каждого вида деятельности создается собственная система, которая учитывает конкретную специфику. Зачастую, создается столько систем, сколько видов деятельности существует. На сегодняшний день основными видами являются такие:
- управленческий. Создается для упорядочивания оборота бумаг руководства и менеджмента;
- архивный. Выполняется для создания четкой деятельности архивной службы;
- создаются системы для кадровых служб, которые направлены на более эффективное распределение личных дел сотрудников;
- для повышения эффективности бухгалтерской службы;
- система для конфиденциальных и секретных документов;
- для повышения эффективности технологических служб;
- создание системы управления складского производства;
- система улучшения качества документооборота в производственном виде деятельности.
Алгоритм работы с системой ЭДО заключается в следующем: ответственное лицо в вашей компании в электронной форме создает и подписывает документ. Направляет его через систему ЭДО контрагенту. В свою очередь ему приходит уведомление о необходимости завершения процедуры обмена электронными документами.
Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
Про ЭДО, что это такое и как работает, стало известно еще во времена Советского Союза. Однако, тогда вся система состояла из одного места секретаря, который вводил данные в систему.
Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:
- СЭД – система электронного документооборота;
- СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
- САД – система автоматизации делопроизводства;
- СЭДО – система электронного документооборота;
- САДО – система автоматизации документооборота.
Понятие ЭДО — это целая система процессов, которые проходят полностью автоматически, и направлены на обработку электронных документов. Система направлена на практически полный отказ от использования бумаги в процессе деятельности организации.
Понравилось? Поделитесь с друзьями!
Каждое предприятие собственноручно может выбирать основной набор функций для ЭДО. Для этого учитывается специфика документооборота и общей деятельности. Основные параметры и функции, которые входят практически в каждую систему, следующие:
- выполнение цифровой версии бумаги;
- производство основной атрибутной карточки;
- создание текстового сообщения с применением готового шаблона и вставкой основных значений переменных данных из карточки;
- поиск готовых карточек;
- создание документации с использованием уже всех готовых шаблонов на официальном бланке компании;
- всевозможное сохранение с выбранным форматом;
- контроль и управление передвижением документации;
- регистрация всей корреспонденции в программе;
- отправка оповещений;
- полное оформление корреспонденции, включая подписи и печати;
- создание различных отчетов про перемещение и выполнение.
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой.
Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
Что нужно для электронного документооборота между организациями
Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.
После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.
Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.