Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо на запрос о предоставлении документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.
Холодов Письмо-запрос о предоставлении документов Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке.
Сопроводительное письмо к документам имеет структуру делового письма. В нем обязательно должна указываться следующая информация:
- в «шапке» справа указываются реквизиты компании или организации, кому направляется письмо, фамилия, имя и отчество руководителя, и его должность;
- в «шапке» слева указывается номер письма и дата его составления. Сопроводительное письмо к документам может быть письмом-ответом на запрос или просьбу. В этом случае указывается и номер письма и его дата, на которое отвечают;
- название письма должно отражать суть, например, информация по запросу и т.д.;
- обращение – пишется в уважительной форме посередине страницы, имя и отчество;
- текст письма должен содержать опись документов, которые отправляются получателю и четкие инструкции, что с каждым из них требуется сделать. Опись документов отражает наименование документов, количество страниц в каждом из них, количество экземпляров. Как правило, текст письма начинается словами «Высылаем вам, или Передаем вам». После описи документов обязательно следует просьба что-то сделать, например, выслать обратно завизированный документ;
- подписывает документ отправитель – фамилия, имя и отчество, должность, дата.
Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов
Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.
По тексту решения в качестве ответчика указано ЗАО «Закасчик» — правильное наименование ответчика – ОАО «Заказчик».
Кроме того, сопроводительное письмо может использоваться и тогда, когда Вы хотите перестраховаться и быть уверенным в том, что никакие документы не будут утеряны или в том случае, если Вам необходимо пояснить что-то работникам налоговой службы по поводу вашей декларации. В этом случае письмо подается вместе с оригиналами документов.
Никакой важной информативной составляющей сопроводительное письмо не имеет. Но оно играет важную роль: является доказательством самого факта отправки документов (например, акта выполненных работ).
Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.
Отправка документов – частая необходимость. Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты. Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг.
Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).
Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.
Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.
Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.
В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму.
Образец сопроводительное письмо к документам
Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.
Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.
Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы.
Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:
- «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
- дата, исходящий номер;
- название запроса, отражающее характер просьбы;
- личное обращение (кроме запросов в госорганы);
- суть просьбы;
- вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
- завершение документа (подпись, печать).
Отправитель должен учитывать такие моменты:
- письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;
- при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;
- текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.
- в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);
- в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).
Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.
Во всех остальных случаях подача заявления не требуется, и написание сопроводительного документа регулируется только желанием компании.
В случае, если сопроводительное письмо подается физическим лицом, то, соответственно, подающий человек занимается его написанием. Если же речь идет о юридическом лице, то письмо составляется сотрудниками подающей компании: этим может заниматься как штатный юрист, так и сотрудники бухгалтерии.
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.
Например, если в официальных бумагах была обнаружена ошибка или неточность, Вам придется приложить дополнительные усилия и составить сопроводительный документ.
Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя.
Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.
В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.
Письмо запрос дубликатов бухгалтерских документов образец
Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:
- разъяснение мотива письменного обращения;
- ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
- суть обращения;
- конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
- стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
- регистрация в качестве исходящей документации.
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2019 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2019, подписанных с нашей стороны.
Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.
К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.
Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.
Сопровод выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках
Приложение:
- Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2019 в 1 экз. на 2 листах.
- Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2019 в 1 экз. на 7 листах.
В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы.
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:
- тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
- обращение к получателю;
- основная часть;
- перечень приложений;
Важный материал в статье на тему: «Сопроводительное письмо в налоговую». Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы — задавайте их дежурному специалисту.
Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.
Как составить письмо-запрос Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде.