Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги.
На потраченную сумму сотрудник должен иметь подтверждающие документы (чеки, счет-фактуру), на которые впоследствии составляется авансовый отчет. В бухгалтерском учете также отразите эти суммы. К счету 71 откройте тот счет, затраты к которому относятся.
Например, сотрудник на подотчетные средства купил топливо. Проводка будет выглядеть следующим образом: Д10 «Материалы» субсчет «Топливо» К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — приобретено топливо на подотчетные средства.
Выдача денег под отчет из кассы в 2017 году
Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным.
Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).
Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Учет расчетов с подотчетными лицами актуален для всех бюджетных учреждений, в том числе и для учреждений физической культуры и спорта. Несмотря на то что порядок совершения данной операции нормативно урегулирован, по результатам проверок у учреждений все же имеются нарушения.
Счет 71 — Расчеты с подотчетными лицами
Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм:
- дебет счета 50 «Касса»,
- кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.
Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.
Поскольку подотчетное лицо выступает от имени организации (юридического лица), при расчете наличными деньгами сверх установленного размера нарушается названное требование.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Выдача денежных средств по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера).
Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации.
Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.
Как проверить себя, чтобы избежать ошибок
В статье мы осветим наиболее сложные моменты учета расчетов с подотчетными лицами. Причем сразу оговоримся, что порядок выдачи в подотчет сумм на командировочные расходы рассматривать не будем.
Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:
- Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
- Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
- Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.
На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.
Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании.
На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
В расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Так, суммы командировочных расходов включают в себестоимость продукции (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы.
Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм. При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50%.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник.
В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.
Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.
Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.). ВНИМАНИЕ! Деньги работнику можно выдавать, если нет задолженности по ранее взятым суммам. Выдача в подотчет: оформляем документы Шаг 1.
Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Се. наличие задолженности подотчетному лицу (невозмещенные средства израсходованные, работниками на нужды предприятия).
Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
В заявлении подотчетное лицо указывает цель получения аванса и срок, на который оно его берет (п. 155 Инструкции N 25н <2>). В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым у юрлица заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859).
Оформление выдачи подотчетных средств
В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5). В.
Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:
- дебет счета 20 «Основное производство»,
- дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,
- дебет счета 44 «Расходы на продажу»,
- кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте.
На основании утвержденных авансовых отчетов происходит списание произведенных расходов в зависимости от их назначения.