Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о назначении ответственного за ведение архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.
Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.
Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация
Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).
Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.
В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.
Назначить руководителя Иванова И.И., а в его отсутствие Сидорова С.С. лицом, ответственным за производство работ с грузоподьемными кранами и механизмами.
Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?).
Вероятно, в акте нужно указать, на основании чего принимается решение о приостановке деятельности. И акт…
Читайте по теме в электронном журнале Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае или командировки.
Вопрос Правильна ли будет, такая формулировка приказа: Назначить директора Иванова И.И. ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства, включая ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним с 11.01.2016г. (1.этого достаточно? 2.
Назначить секретаря Бобылеву Марину Александровну ответственной за организацию и ведение кадрового делопроизводства Общества, включая ведение, хранение и учет трудовых книжек, с 17.08.2011 г.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.
Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515. В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись».
Бесплатная юридическая консультация:
- Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
- Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
- Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
- Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
- Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.
В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации.
Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.
Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».
Так приказ будет иметь юридическую силу. Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.
Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).
Г.Ч-137907 ст. инспектор АСУ Николаев О.Н.Ч-138250 инспектор ОБУиФЭ Буянова О.В.Ч-137860 инспектор ОРТОФС Ловцова И.Н.Ч-138157 инспектор ОТИ Савельева А.В.Ч-138361 гл. инспектор — » -Ефимова М.К.Ч-137983 ст.
Они имеют юридическую силу для обеих сторон, поэтому составлять такие приказы нужно внимательно, с соблюдением всех установленных и допустимых Трудовым законодательством сроков и правил.
Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.
Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.
Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.
Каждая компания ведет свой документооборот. Часть бумаг имеет низкое значение, но другая часть документов отличается принципиальной важностью.
Документы подготавливать к снятию копий. На них не должно быть протертых мест, склеек, разрывов. 5. Документы, принимаемые на хранения, регистрировать. 6. Выдача исполнительной документации осуществлять только на основании распоряжения руководителя. 7.
Храним документы в организации правильно
Для эффективного управления документами, не относящимися к государственной собственности, предприниматели могут создавать собственный архив. Анализируя ФЗ № 125, становится понятно, что создание такого структурного подразделения является правом, но не обязанностью работодателя.
В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.
В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.
➤ Приказ о назначении ответственного за делопроизводство
Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку.
С распоряжением ознакомлена Е.В.
Любые указания руководителя, начальников подразделений и иная трудовая деятельность сотрудников должна отображаться в документах, фиксирующих рабочий процесс на промышленном, производственном или другом крупном предприятии или организации.
Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.
Приказ на ответственное хранение образец бланк
В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.
- Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
- Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
- В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
- И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Он включает в себя необходимую письменную форму для обеспечения трудовыми правоотношениями обеих участников трудового права.
Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения. Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.