Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ооо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Вначале нужно решить, какого именно нотариуса вы хотите пригласить, и предварительно согласовать с ним дату собрания. Сделайте это заблаговременно, ведь у него могут быть свои планы. К тому же ему нужно подготовиться.
Один из участников решил оспорить принятое решение. Он обратился в суд и стал заявлять, что решения приняли по вопросам, не включенным в повестку дня, в собрании он не участвовал, сведения в протоколе о его голосовании недостоверны.
Какие протоколы участников ООО нужно заверять у нотариуса?
Особенности правового положения отдельных хозяйственных обществ (кредитных организаций, специализированных финансовых обществ, страховых компаний и подобных) могут регулироваться специальными законами, например, Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» от 2 декабря 1990 года N 395-1.
Федеральной нотариальной палатой письмом от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 было утверждено «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии» (далее – Пособие), которое носит рекомендательный характер. Как и в случае с АО, для вас обязательно только выбрать способ подтверждения и применять его в дальнейшем. Тем не менее представляется разумным на всякий случай отражать факт и способ подтверждения в протоколах собрания. Для этого можно просто включить в форму протокола ссылку на соответствующий пункт устава ООО или на решение общего собрания, например, так.
Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО?
После собрания итоговую редакцию протокола оформили не сразу, в него вносили исправления. В связи с этим появилось несколько редакций и копий протокола. Суд исследовал оригинал протокола и установил, что собрание фактически состоялось, в нем приняли участие оба участника и единогласно голосовали «за».
Если в организации несколько участников, то принятие решений оформляется в форме протоколов их собраний. В силу п. 6 ст. 37 ФЗ «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14 исполнительный орган ООО должен организовать процесс ведения протокола, который составляется в письменном виде.
В заявлении укажите дату, место, время начала и повестку планируемого собрания, приложите к нему комплект документов:
- копию устава;
- выписку из ЕГРЮЛ;
- документы, подтверждающие полномочия заявителя (например, протокол общего собрания ООО об избрании директора);
- список участников ООО или список лиц, имеющих право участвовать в собрании АОст. 31.1 Закона об ООО ; ст. 51 Закона об АО ;
- внутренние документы общества, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания (если есть);
- экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которое было разослано участникам (акционера м)пп. 1- 2 ст. 36 Закона об ООО ; пп. 1- 2 ст. 52 Закона об АО .
Возможно засвидетельствовать подлинность подписей участников общества на протоколе общего собрания общества с ограниченной ответственностью, если такой способ (подписание решения собрания всеми или частью участников) был выбран участниками общества в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с п.п. 3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ.
Требование о его нотариальном заверении содержится в п.п. 3 п. 1 ст. 67.1 ГК РФ, а также п. 3 ст. 17 ФЗ № 14. Согласно указанным нормам нотариус требуется для удостоверения:
- Фактов принятия решений участниками фирмы.
- Состава участников, присутствовавших на собрании.
Заранее необходимо продумать методы фиксирования хода проведения мероприятия (письменная запись, аудио-, видеозапись) (п. 5.3 Пособия). После голосования по всем пунктам повестки нотариус вправе получить черновики протоколов собрания и подсчета голосов (п. 5.12 Пособия).
Обращается к нотариусу при необходимости проведения очередного или внеочередного собрания исполнительный орган ООО, например его директор. Однако в уставе фирмы может быть прописано, что такими полномочиями обладает совет директоров. Кроме того, возможно обращение к нотариусу члена ревизионной комиссии, если его наделили такими полномочиями.
Обязав организации подтверждать решения собраний у нотариуса, законодатель не озаботился разработкой порядка такого подтверждения. За него это сделала Федеральная нотариальная палата, подготовив Пособие для нотариусов (далее — Пособие). Пока его можно найти только в Интернете. Этот документ пригодится и хозяйственным обществам. Рассмотрим рекомендованный порядок действий.
Ну, во-первых, КАК должен нотариус заверять всё это? По буквальному толкованию нотариус должен заверить ДВА юридических факта: 1) факт принятия решения и 2) состав участников, присутствовавших при принятии решения (интересно, что именно «присутствовавших», а не «голосовавших» или «голосовавших за его принятие»).
Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО не единственный метод оформления документа. Он применяется, только если учредители не указали иного способа подтверждения принятого ими решения.
Ну, во-первых, КАК должен нотариус заверять всё это? По буквальному толкованию нотариус должен заверить ДВА юридических факта: 1) факт принятия решения и 2) состав участников, присутствовавших при принятии решения (интересно, что именно «присутствовавших», а не «голосовавших» или «голосовавших за его принятие»).
Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО не единственный метод оформления документа. Он применяется, только если учредители не указали иного способа подтверждения принятого ими решения.
Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.
Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров
По окончании собрания нотариус вносит запись в реестр для регистрации нотариальных действий, взимает тариф за нотариальное удостоверение протокола собрания и плату за правовую и техническую работу.
При этом уставом непубличного акционерного общества может быть предусмотрено, что функции счетной комиссии, то есть удостоверения принятия решения общего собрания, выполняет только регистратор, осуществляющий ведение реестра акционеров, или только нотариус.
Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся. По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор.
Особенности нотариального заверения протокола общего собрания участников ООО
К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы. Протоколы/решения собрания участников должны быть заверены нотариально. Однако Вы можете предусмотреть иной способ в Уставе либо в решении общего собрания участников общества. Решение об установлении иного способа заверения должно быть принято участниками общества единогласно.
Порядок заверения нотариусом протокола не прописан в нормативных актах. Однако существуют рекомендации, которые отражены в письме ФНП «О направлении…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.
Таким образом, нотариальное заверение протокола по общему правилу обязательно. Однако в уставе фирмы, или самом протоколе собрания, вопрос может быть решен иным образом.
Приглашение нотариуса на собрание: порядок действий и ключевые точки
В публичных АО все просто — у них есть регистраторподп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. То есть независимая лицензированная организация, ведущая реестр акционеров и выполняющая функции счетной комиссии (органа, который создается для подсчета голосов и обеспечения иных «технических» вопросов собрания)п. 4 ст. 97 ГК РФ; п. 4 ст. 56 Закона об АО.
Но в этом случае есть риск, что общество не сможет подтвердить факт участия в собрании конкретного участника, если он станет оспаривать решение и будет заявлять, что не присутствовал на собрании.
Сведения о регистраторе, ведущем реестр акционеров, АО должно передать в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента передачи реестраподп. «д» п. 1, п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Да и регистратор ежеквартально отчитывается перед ЦБ об обслуживаемых им реестрахразд. 8 формы № 1100, утв. приложением № 2 к Постановлению ФКЦБ № 33, Минфина № 109н от 11.12.2001.
Дальше, а как нотариус будет заверять «состав участников»? Он, получается, должен проверить лично каждого, паспорта проверить, сверить со списком лиц, имеющих право на участие в собрании. Т.е. надо нотариуса сразу в счётную комиссию включать, так проще будет. Шутка-шуткой, но ей-богу, по сути так и получится. Хорошо если участников двое, а если 49?
Решения общих собраний нередко оспариваются в суде самими участниками АО (ООО). Конфликтующие стороны обвиняют друг друга в подделке подписей, принятии решений при отсутствии кворума, нарушении порядка голосования и т. д. Подобные споры мешают нормальной работе компаний, перегружают суды. Поэтому, как представляется, законодатель решил убрать почву для претензий и сделать итоговый документ — протокол общего собрания — более защищенным.
Само по себе оформление вроде бы не претерпело никаких изменений. Протокол общего собрания, как и ранее, оформляется в простой письменной форме, подписывают его председатель и секретарь собранияп. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Однако теперь в отношении любых решений общего собрания нужно подтверждатьп. 3 ст. 67.1 ГК РФ:
- сам факт того, что решение принято;
- состав участников собрания, принявшего решение.
Если расшифровки не будет, то вы сможете учесть для целей налогообложения только расходы по тарифу, а это самая маленькая сумма.
Общее собрание в ООО является высшим органом управления и к его исключительной компетенции назначение директора (ген. директора, руководителя предприятия и т.д.). Данные протоколы удостоверяются подписями участников общего собрания.
В соответствии со статьей 67.1 ГК РФ, принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, может подтверждаться путем нотариального удостоверения в отношении:
- непубличного акционерного общества,
- общества с ограниченной ответственностью.
Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.
Общее собрание участников ООО без нотариуса
Требование об удостоверении принятия решений общим собранием распространяется только на акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью.
Ген. дир представил этот протокол в ФНС, вместе с формой 34001 (о недостоверности) как основание для сложения полномочий. Якобы на этом собрании он собщил об уходе.
Кстати, решение единственного акционера вроде как тоже надо заверять у нотариуса или регистратора, ибо никаких исключений вроде как не сделано. В чём великий смысл этой процедуры, вообще не понятно. Какой-то бред.