Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система научно справочного аппарата это». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Лист заверитель подписывается составителем описи и он же фиксирует все изменения при внутренних изменений.
Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются; 1. Укрепление российской государственности; 2. Удовлетворение информационных потребностей общества; 3.
Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, …
Начальник отдела по учету и хранению документов /Архивариус — вакансия 9238251
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.
Целью создания данной курсовой работы является изучение системы научно-справочного аппарата, его развития. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.
Система НСА, основываясь на основных принципах историзма, комплексности и всесторонности, должна выстраиваться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный предмет, который включает нужные подсистемы описания и учёта документов на едином нормативно-методическом обеспечении.
Схема классификации документной информации — письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Задачи и структура системы научно-справочного аппарата
Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ Беларуси, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС, расположенных по вертикали.
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности — тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
Состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объект описания – единица хранения, единица учета.
В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существование развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганизациях, об изменении подчиненности, ликвидации.
Оглаление раздела описи и справочного аппарата к ней, содержит перечисление всех разделов указа переводные таблицы шифров. Предисловие является одним из важных элементов справочного аппарата, в нем должна быть отражена история учереждения фондообразователя, история фонда, методика составления описи и краткие рекомендации по ее использованию.
В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганизациях, об изменении подчиненности, ликвидации.
Оглаление раздела описи и справочного аппарата к ней, содержит перечисление всех разделов указа переводные таблицы шифров. Предисловие является одним из важных элементов справочного аппарата, в нем должна быть отражена история учереждения фондообразователя, история фонда, методика составления описи и краткие рекомендации по ее использованию.
Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые.
Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности.
Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
Система научно-справочного аппарата с документами
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.
Подготовка путеводителей — работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5.
Обязательные-сущ во всех гос архивах, к ним относится архивные описи и каталоги, обзоры документов и др. архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива,а также складываются исторически. К ним относятся указатели, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Представленный учебный материал (по структуре — Реферат или доклад) разработан нашим экспертом в качестве примера — 24.02.2015 по заданным требованиям.
При этом название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и сокращенного названия фондообразователя о всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, хронологической последовательности.
Фомбарова Министерство образования Омской области.docx
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
Юбилей Вовк Любови Александровны
Работа по составлению описи складывается из описания дел, организация дел архивного фонда (разработки классификация дел фонда), составления справочного аппарата и оформления описи. Основной текст описи содержится в обязательных статьях к ней.
Ф.Р-6088 «Сталинградская областная комиссия содействия Чрезвычайной Государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР».
Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.
Текст 3 страницы из документа «18456»
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Элементами СНСА архива таможенного органа являются описи, каталоги, базы данных, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.
Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).