Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов после ликвидации ооо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.
Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.
Что делать с документацией в случае ликвидации компании?
Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года.
За этими процессами должна следить бухгалтерия организации или лица, выполняющие аналогичные функции. Услуги юристов требуются на стадии формирования договора или во время взыскания задолженности. Их функция – обеспечить максимально быструю оплату без дополнительного вложения средств. [link]Что такое безнадежная задолженность? Смотрите здесь. Как работать с проблемной задолженностью?
Работники ФСБ не могут покидать пределы России, за исключением служебных командировок. Сведения, изложенные в заявке, отличаются от фактических. Если во время проверки будет выявлен этот факт — в получении будет отказано. Во всех остальных случаях затруднений в оформлении не будет. Важно правильно заполнить анкету с указанием фактических данных.
Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.
Важный этап – подготовка документов к передаче в архив
Оставшиеся документы подлежат передаче и хранению в государственный архив.с архивом заключается договор на хранение этих документов.
В опросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.
В течение 5 лет должны храниться:
- регистры учета;
- отчеты о прибылях и убытках, баланс;
- кассовые отчеты.
При этом конкретного срока для передачи документов в архив не установлено. Тем не менее ответственность за неисполнение обязанности по хранению документов ООО закреплена в КоАП РФ, как указали выше коллеги.
Отправка бумаг на хранение исключает утрату важных данных. Так, внебюджетным фондам могут потребоваться документы, подтверждающие трудовой стаж работника. Необходимость уточнения нередко возникает при выходе людей на заслуженный отдых. Если к этому времени компания-работодатель перестала существовать, справки выдаст архив. Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.
Трудовые договоры, соглашения об обработке персональных данных, кадровые приказы, учетные регистры – все это хранится не менее 50 лет.
Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.
Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.
То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.
Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.
Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.
Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.
Сроки хранения документов после ликвидации ООО
Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:
- постоянного хранения;
- длительного (более 50 лет);
- временного (менее 10 лет).
А вот кадровые документы – приказы и распоряжения по вопросам аттестации, поощрений, оплаты труда и т. п. – по правилам нужно хранить 75 лет.
Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.
- 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
- 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).
Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму.
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче.
Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.
Электронные документы передают на носителях с описанием. Подготовка включает проверку качества записи, снабжение герметичными футлярами и сопроводительными письмами.
Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.
Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.
Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.
Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.
Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.
В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов. Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, разработанным в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.
В случае если руководство ликвидируемой фирмы или ликвидационная комиссия не выполнят действий, направленных на передачу документов в компетентную структуру, то в отношении ответственных лиц могут быть инициированы серьезные санкции. Изучим их.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.
Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается.