Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие грифы проставляются на документах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу.
Новый ГОСТ для оформления документов
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).
Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).
Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа должностным лицом или коллегиальным органом.
«Новый» реквизит в ГОСТ Р 7.0.97-2016 – гриф ограничения доступа к документу
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000.
Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв.
Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:
- номенклатура дел, используемая в организации;
- инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
- отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
- планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
- локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
- штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
- применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
- сметы расходов;
- унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
- перечни;
- регламенты;
- задания на производство каких-либо работ;
- акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.
С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.
На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса.
Из статьи вы узнаете:
- что такое гриф утверждения;
- для каких документов нужен гриф утверждения;
- для каких документов не нужен гриф утверждения;
- как оформляется гриф утверждения.
Основное различие между грифом согласования и грифом утверждения состоит в том, что согласование документов, оформляемое грифом согласования, проводится до подписания или утверждения документа. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа.
Гриф согласования документа располагается на документе
Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку практически каждого ОРД.
А этому глаголу в пару можно поставить глагол согласовывать несовершенного вида (что делать?), образованный от первого глагола, глагола совершенного вида, посредством суффикса -ыва-. Чем же они отличаются друг от друга?
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
После завершения учащимися физических упражнений обеспечить приведение спортивного инвентаря и оборудования в безопасное состояние. 4. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ 5.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа.
Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ совсем не обязательно, то он будет неправ.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.
В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.
Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.
Правила оформления грифа согласования и грифа утверждения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Новый ГОСТ в оформлении документов
Род слова зависит от утверждаемого документа: устав утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля.
Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.
Перед воплощением замысла создания документа первоначально решаются вопросы: а) является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то б) какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен?
Именно реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и помогает обладателю информации выполнять возложенные на него законодательством РФ обязанности – он является важным элементом защиты документированной информации. Наверно, поэтому данный реквизит вернули в ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении ОРД.
Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности. Отсутствие указанного реквизита в ГОСТ Р 6.30-2003 вовсе не означало, что его не надо было использовать.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Что является коммерческой тайной предприятия
Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.
Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в оставшихся (там достаточно много корректировок).
Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.