Письмо – служебный документ. Поэтому, несмотря на относительно свободную форму изложения, оно обязано подчиняться ряду условий, а именно:
- данные предоставляются исключительно достоверные, без искажения или субъективности;
- приветствуются полнота и максимальная краткость;
- отсутствие двоякого понимания или прочтения;
- если приводится факт, то он должен быть логичным, достаточно аргументированным и внятным;
- юридическая грамотность общей формулировки и отдельных ее частей (для реализации этого правила понадобится несколько ссылок на законы);
- текст письма должен быть структурирован, разделен на отдельные части;
- если ситуация типовая, то желательно использование при ее описании трафаретных формулировок.